Hinweis zur Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) per 25. Mai 2018

Übersicht von Verarbeitungstätigkeiten (gem. Artikel 30 DSGVO)

Angaben zum Auftragsverarbeiter:

Name: Tennisclub Obernhain e.V. (im folgenden „TCO“)
Straße: Herzbergstraße
Postleitzahl: 61273
Ort: Wehrheim

e-mail-Adresse: tennisclubobernhain@gmail.com
Internet-Adresse: www.tennis-obernhain.de

Angaben zum Vertreter des Auftragsverarbeiters:

Erster Vorsitzender: Jens Michael Otte, Zedernweg 3, 65527 Niedernhausen, 0175 7831378, jmotte66@gmail.com
Zweiter Vorsitzender: derzeit nicht besetzt
Kassenwart: Maik Stahlfänger, Im Stichel 17, 61273 Wehrheim, 06081 5185, Stahlfaenger@t-online.de  

Angaben zur Person des Datenschutzbeauftragten:

Fehlanzeige

Bezeichnung der Verarbeitungstätigkeiten personenbezogener Daten:

1) Zweck der Verarbeitungstätigkeiten:
a) Verarbeitung der im Mitgliedsantrag erhobenen (und gegebenenfalls auf Nachfrage aktualisierten oder ergänzten) personenbezogenen Daten zur Erfüllung von aus der Mitgliedschaft entstandenen Verpflichtungen und Leistungen. Es kann sich hierbei sowohl um direkte Daten der Mitglieder als auch, sofern gegeben, um Daten der gesetzlichen Vertreter handeln.
b) Verarbeitung der bei der Registrierung für das elektronische Hallenbuchungssystem von Nichtmitgliedern erhobenen (und gegebenenfalls auf Nachfrage aktualisierten oder ergänzten)
personenbezogenen Daten

2) Beschreibung der Datenkategorien:
a. Stammdaten (Name, Adresse, Telefonnummern, e-mail-Adressen, Geburtsdatum, Geschlecht, bei Mitgliedern Daten der Vereinszugehörigkeit)                                                                    b. Bankdaten (IBAN, BIC, Name der Bank)

3) Bezeichnung der Verarbeitungstätigkeiten:
a. Übermittlung vereinsbezogener Informationen und Zusendung von Einladungen inklusive der Einladung zur Jahreshauptversammlung an die Mitglieder (Datenkategorie a.)
b. Für Mitglieder gemäß Beitragsordnung Einzug von Mitgliedsbeiträgen sowie ggf. Kosten für Verzehrbons sowie Beiträge aufgrund nicht geleisteter Arbeitsstunden (Datenkategorie b.)
c. Für Mitglieder Gebühren, die für Gastspieler entstehen (Datenkategorie b.)
d. Für Mitglieder und Nichtmitglieder Gebühren, die aus Buchungen von Hallenplätzen im Buchungssystem eBusy entstehen (Datenkategorie b.)
e. Übermittlung von Daten von Mitgliedern zu statistischen und vereinsbezogenen Zwecken an Sportverbände (LSB H und HTV) (Datenkategorie a.)

Bezeichnung der Personen, gegenüber denen personenbezogene Daten offengelegt werden:

  • Vorsitzende(r)
  • Stellvertretende(r) Vorsitzende(r)
  • Kassenwart(in)
  • Sportwart(in)
  • Jugendwart(in)
  • Hallenmanager(in)
  • IT-Beauftragte(r)
  • Beauftragte(r) für die Mitgliederverwaltung

Fristen für die Löschung der Datenkategorien:

Für Mitglieder gilt:
Alle Datenkategorien werden für die Zeit der Mitgliedschaft verarbeitet. Eine Löschung findet unmittelbar statt, nachdem der Austritt des Mitglieds wirksam geworden ist. Ausnahmen hiervon gibt es nur, falls ein Mitglied gegenüber dem Verein noch finanzielle Außenstände hat. Dann wird die Löschung nach Begleichung dieser vorgenommen.

Für Nichtmitglieder gilt:
Die ihm Rahmen der Registrierung für das elektronische Hallenbuchungssystem erhobenen Daten werden am Jahresende des Jahres im Buchungssystem gelöscht, an dem der Kunde länger als 2 Jahre keine Plätze gebucht hat.

Bankdaten werden generell im Rahmen der Buchhaltung gemäß den steuerlichen Bestimmungen bis zu zehn Jahre nach der Beendigung der Mitgliedschaft bzw. der letztmaligen kostenpflichtigen Platzbuchung aufbewahrt.

Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) gemäß Artikel 32 Abs. 1:

Zum Zwecke der Mitgliederverwaltung hat der TCO die Vereinsverwaltungssoftware Linear angeschafft. Zu der Software und der Mitgliederdatei haben regelmäßig der Vorsitzende, der Kassenwart sowie das mit der Mitgliederverwaltung zuständige Vorstandsmitglied Zugriff. Nur diese können in der Datenbank Änderungen vornehmen. Im Rahmen der Aktualisierung personenbezogener Daten sowie der Buchhaltung finden mindestens einmal monatlich eine Rücksicherung und der Austausch der Mitgliederdatei zwischen den oben genannten Personen statt. Somit wird gewährleistet, dass die Datei nie älter als 1 Monat ist und eine Wiederherstellung mit überschaubarem Aufwand möglich ist. Im Rahmen des Hallenmanagements hat der TCO das Buchungssystem eBusy angeschafft. Zu der Software und der im Rahmen der Registrierung von Nichtmitgliedern erhobenen personenbezogenen Daten haben der (die) Hallenmanager(in) sowie der/die IT-Beauftrage Zugriff. Nur diese können in der Datenbank, die als Web-Anwendung funktioniert, Änderungen vornehmen.

Vor Einführung der neuen DSGVO wurden folgende weiteren Maßnahmen ergriffen:

  • Anpassung der Satzung des TCO
  • Ergänzung der Beitrittserklärung um Zustimmung zur Datenverarbeitung
  • Zustimmung zur Datenverarbeitung bei der Registrierung im
  • Hallenbuchungssystem eBusy
  • Gemäß Artikel 40 DSGVO schriftliche Information der betroffenen Mitglieder sowie ggf. deren gesetzliche Vertreter über Zweck und Dauer der Datenverarbeitung sowie deren Rechte, welche auf der Homepage des Vereins (www.tennis-obernhain.de) hinterlegt wurde.

Obernhain, im Mai 2018